Data management de baas worden

door:
Cynthia Wertwijn
04-10-2019

Afgelopen 27 september was er weer een bijeenkomst met onze klankbordgroep. Insteek van deze bijeenkomsten en is het van elkaar leren op het gebied van data en organisatie. We gaan bij elkaar langs en bespreken een case van de gastheer, om zo best-practices te delen en ideeën uit te wisselen.

Afgelopen week waren wij op bezoek bij de NS. Het was een geslaagde bijeenkomst, waar iedereen veel geleerd heeft over hoe ze hun eigen data management aan kunnen sterken. Wij en de klankbordgroep willen de NS hiervoor enorm bedanken. Bij deze bijeenkomst is gekeken naar data management en een goede borging binnen de organisatie. Data management heeft als doel het beheer van data in goede banen te leiden, maar waarom is het zo moeilijk om hier grip op te krijgen en wat is nodig voor goede borging van data?

Uitdagingen van data management

Data management de baas worden is lastig. Er is steeds meer data van binnen en van buiten organisatises vanuit verschillende systemen. En ook de tools en definities van data verschillen vaak binnen de organisatie zelf. Voorbeelden zijn sensoren, social media, bedrijfsverslagen en metingsrapporten. Elke afdeling en discipline heeft zijn eigen data, maar gebruikt ook data van andere afdelingen. Zo ontstaan verschillende kopieën van data met een variatie in data kwaliteit tussen deze kopieën.

Daarnaast zijn er natuurlijk ook een hoop wetten en regels. De overheid heeft deze opgelegd om bedrijfs- en persoonsgegevens te beschermen. Een van de belangrijkste regels is, natuurlijk, de AVG. Sinds mei 2018 is deze verordening van toepassing. Als we naar informatie van google trends kijken, zien we dat er in mei 2018 een enorme piek is in aandacht voor de AVG. We zijn inmiddels in de fase aanbeland dat er geen AVG paniek meer is, maar dat we goed kunnen kijken naar gedegen implementaties binnen de organisatie.

Heel plat gezegd heeft de AVG 2 categorieën: het mag niet of het mag wel mits de juiste borging is gehandhaafd. Hoe beter de borging, hoe meer je uiteindelijk mag binnen de wettelijke kaders van de AVG. Het goed inrichten van je eigen processen en data zorgt ervoor dat je de borging van de AVG beter kunt implementeren. Maar niet alleen dat, het biedt meer kansen. Zo kun je data beter delen en de verschillende kopieën (als die er nog zijn) beter beheren. De AVG is eigenlijk een grote kans om data kwaliteit en gebruik te verbeteren!

Een juiste balans tussen willen, kunnen en mogen is cruciaal voor goed data management

Til jouw gebruik van data naar een hoger niveau

Een goede borging van data is dus belangrijk voor de AVG. Maar niet alleen daarvoor, een goede borging zorgt dat jij makkelijker met data kunt werken en dit dus op meer vlakken in kunt zetten. Goed datamanagement is hiervoor cruciaal.

Data management is de balans tussen het met data willen werken, met data kunnen werken en duidelijk hebben wat met de data mag. Een juiste balans tussen wat je mag, kan en wil is stelt je in staat data-gedreven werken.

Hoe zit dit bij jouw organisatie? Hiervoor kun je naar deze elementen kijken: Hoe graag willen de mensen binnen jouw organisatie met data aan de slag? Wat doet jouw organisatie om het willen te verhogen? Hoe makkelijk is het om data te gebruiken binnen jouw organisatie? Welke concrete acties onderneemt jouw organisatie om de toegankelijkheid van data-gebruik te verbeteren? Weet jij duidelijk wat er mag binnen jouw organisatie?

Vervolgens kun je antwoorden op deze vragen voor jouw organisatie samen brengen in één figuur. In de grote vlakken kan je neerzetten wat je met data wil, mag en nodig hebt om het te kunnen.

  • willen gaat over de behoefte. Kun je bijvoorbeeld stuur- en verantwoording informatie of data-analyses over afdelingen hebben plaatsen.
  • Om dit te doen moet “mogen” geregeld zijn. Zo heb je bijvoorbeeld autorisatie tot data en data eigenaarschap nodig.
  • Het analyseren van data brengt wat kennis en kunde met zich mee. Weet iedereen hoe hij of zij met de data aan de slag kan? Hoe beter de basis orde is, hoe meer er met de data kan.

Op elk van deze vlakken kun je een snelle check uitvoeren. Hoe staan we ervoor op dit punt? Kunnen we heel veel, maar wil eigenlijk niemand er mee aan de slag? Of willen de meeste wel, maar kan er niets met de data omdat het beheer niet op orde is? Elke organisatie heeft zijn eigen profiel tussen willen, kunnen en mogen.

Om meer met data te kunnen is data kwaliteit van cruciaal belang. Om meer inzicht te krijgen in welke data beschikbaar is, kun je een ‘datalandkaart’ maken. Hierin krijg je overzicht in waar binnen de organisatie welke data beschikbaar is. In een volgende blog gaan we hier uitgebreid op in! Hou onze blog in de gaten voor de nieuwste updates.

Een quick-scan?

Op welke vlakken van willen, kunnen of mogen kan jouw organisatie zich het beste ontwikkelen? Wij helpen je graag om dit duidelijk te krijgen en hier de eerste stappen mee te zetten. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.